KI im Betrieb: am Schreibtisch angekommen, in den Prozessen erst bei 19 Prozent#

Viele Betriebe nutzen KI inzwischen jeden Tag. Eine Mail wird schneller formuliert, ein Angebotstext klingt besser, eine Recherche dauert zehn Minuten statt einer Stunde. Trotzdem laufen Angebot, Disposition und Nachfassen oft genau so wie vor zwei Jahren. Eine neue Umfrage der IHK Würzburg-Schweinfurt und der Universität Würzburg bringt diese Lücke auf den Punkt: KI ist am Arbeitsplatz angekommen, in den Prozessen noch nicht.

In diesem Beitrag ordnen wir die Zahlen ein, zeigen, was das für Handwerksbetriebe und kleine Mittelständler bedeutet, und geben eine Checkliste für den Schritt vom Werkzeug zum Prozess.

Was die Umfrage untersucht hat#

An der Online-Befragung im Sommer 2026 haben sich 53 Unternehmen aus Mainfranken beteiligt, überwiegend aus Industrie, IT und Handel. Die IHK selbst ordnet das ehrlich ein: Wegen der kleinen Teilnehmerzahl und der freiwilligen Teilnahme handelt es sich um eine qualitative Erhebung. Sie zeigt Tendenzen, liefert aber keine repräsentativen Werte. Genau so lesen wir die Zahlen auch: als Stimmungsbild, nicht als Statistik für ganz Deutschland.

Das Stimmungsbild ist trotzdem bemerkenswert klar.

Viele Werkzeuge, wenig Prozess#

Im Schnitt sind in den befragten Firmen 3,7 verschiedene KI-Werkzeuge im Einsatz. ChatGPT wird mit rund 62 Prozent am häufigsten genannt, dahinter folgen Claude und Microsoft Copilot mit jeweils 45 Prozent und DeepL mit 36 Prozent. Rund ein Drittel nutzt eine unternehmenseigene KI-Lösung.

Die Anwendungen sind bodenständig:

• Recherche: 91 Prozent
• Textentwürfe: 91 Prozent
• Informationen zusammenfassen: 66 Prozent
• Prozessautomatisierung: nur 19 Prozent

Dazu passt, welche Rolle die Befragten der KI geben. Am häufigsten wurde das Bild der persönlichen Assistenz gewählt (32 Prozent). Den Sachbearbeiter, der klar definierte Aufgaben selbstständig erledigt, sehen 17 Prozent. Mit anderen Worten: KI hilft einzelnen Menschen bei einzelnen Aufgaben. Der Ablauf dahinter bleibt unverändert.

Regeln bremsen nicht, sie helfen#

Spannend ist der Blick auf die Regeln. 49 Prozent der Firmen haben eine schriftliche Richtlinie oder Betriebsvereinbarung zur KI-Nutzung, 30 Prozent untersagen private KI-Anwendungen ausdrücklich. Gleichzeitig arbeiten 23 Prozent ohne jede Regelung.

Der Unterschied hängt an der Betriebsgröße. Bei Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten haben gut 70 Prozent eine Richtlinie. Bei Unternehmen mit weniger als zehn Beschäftigten hat in dieser Umfrage keines eine.

Und dann der wichtigste Satz der Auswertung: Betriebe mit Richtlinie nutzen KI im Schnitt breiter und intensiver als Betriebe ohne Richtlinie. Klare Regeln sind also kein Bremsklotz. Sie geben dem Team Sicherheit, was erlaubt ist, und genau das macht den nächsten Schritt erst möglich.

Was sich die Betriebe wünschen#

Die Befragten wissen recht genau, was ihnen fehlt. 70 Prozent wünschen sich Anwendungsbeispiele aus der Praxis, 53 Prozent Unterstützung bei der Veränderung von Arbeitsprozessen und 47 Prozent Klarheit zu rechtlichen Rahmenbedingungen. Grundlagenwissen zur Funktionsweise von KI landet mit 38 Prozent am Ende der Liste.

Auch beim Format sind die Wünsche konkret: Rund vier Fünftel wollen Angebote von höchstens einem halben Tag. Und laut Umfrage entsteht der Weiterbildungsbedarf vor allem dann, wenn neue digitale oder KI-gestützte Prozesse im Unternehmen eingeführt werden.

Was das für Handwerk und kleine Betriebe heißt#

Handwerksbetriebe waren in der Umfrage nicht der Schwerpunkt. Die Muster lassen sich aber gut übertragen, denn gerade kleine Betriebe unter zehn Beschäftigten tauchen in der Auswertung ohne jede Richtlinie auf.

Typisch ist folgendes Bild: Die Chefin formuliert Kundenmails mit ChatGPT, der Meister lässt sich Normen erklären, im Büro werden Texte für die Website geschrieben. Das spart Minuten. Die großen Zeitfresser bleiben aber unberührt:

• Anfragen kommen per Mail, Telefon und Formular und werden von Hand abgetippt.
• Angebote entstehen aus alten Vorlagen und Erfahrungswerten im Kopf.
• Nachfassen passiert, wenn jemand daran denkt.
• Aufmaß, Fotos und Notizen von der Baustelle landen verstreut auf Handys.

Hier liegt der eigentliche Hebel. Nicht noch ein weiteres Tool, sondern ein einzelner Ablauf, der von der Anfrage bis zum Angebot sauber durchläuft, mit KI an den Stellen, wo sie wirklich Arbeit abnimmt.

Checkliste: vom Werkzeug zum Prozess#

1. Einen Ablauf auswählen. Nicht zehn Ideen sammeln, sondern einen Prozess wählen, der oft vorkommt und nervt. Zum Beispiel: Anfrage erfassen und Angebotsentwurf vorbereiten.
2. Den Ablauf heute aufschreiben. Wer macht was, mit welchen Daten, in welchem Programm? Wo wird abgetippt, wo wird gewartet?
3. Die KI-Stelle festlegen. Wo kann KI konkret helfen? Etwa Anfragen aus Mails strukturiert auslesen oder Positionen aus früheren Angeboten vorschlagen.
4. Eine einfache KI-Regel festlegen. Welche Tools sind erlaubt? Welche Daten dürfen hinein, welche nicht? Wer prüft das Ergebnis, bevor es zum Kunden geht? Eine Seite reicht.
5. Prüfen statt blind übernehmen. Gut die Hälfte der Befragten nennt das kritische Prüfen von KI-Ergebnissen als wichtigste Fähigkeit. Bauen Sie die Prüfung fest in den Ablauf ein.
6. Klein testen. Zwei bis vier Wochen mit echten Fällen, dann ehrlich auswerten: Wie viel Zeit spart es, wo hakt es?
7. Erst dann ausbauen. Wenn der eine Ablauf sitzt, lohnt sich der nächste oder eine richtige Automatisierung.

Unser Fazit#

Die Umfrage aus Mainfranken ist klein und nicht repräsentativ. Die Richtung ist trotzdem eindeutig: Der Nutzen von KI bleibt begrenzt, solange sie nur am Schreibtisch einzelner Mitarbeiter stattfindet. Der Schritt in den Prozess braucht zwei Dinge, einen konkreten Ablauf aus dem eigenen Betrieb und eine einfache Regel, was erlaubt ist. Beides lässt sich in kurzer Zeit klären.

Genau dafür ist unser KI-Workshop gedacht: ein halber Tag Fokus statt Grundlagenvortrag. Wir wählen gemeinsam einen Betriebsprozess aus, legen die KI-Regel für Ihr Team fest und skizzieren den ersten Umsetzungsschritt. Der Workshop kostet 1.790 Euro. Wer danach direkt umsetzen will, kann mit einem Automatisierungs-Sprint weitermachen.

Quellen#

• IHK Würzburg-Schweinfurt, Pressemeldung vom 05.10.2026: IHK-Umfrage: Wie nutzen mainfränkische Firmen KI?
• Universität Würzburg, Pressemitteilung vom 12.10.2026: Stimmungsbild: So nutzen mainfränkische Firmen KI