Datenschutz bei KI: 78 Prozent der Unternehmen finden die Prüfung immer aufwendiger#

Wer heute ein KI-Tool im Unternehmen einführen will, landet früher oder später beim Datenschutz. Welche Daten dürfen hinein? Wo werden sie verarbeitet? Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? Der neue Studienbericht des Digitalverbands Bitkom zeigt, wie sehr diese Fragen die Unternehmen gerade beschäftigen. Die Datenschutzprüfung von KI-Projekten wird für die große Mehrheit aufwendiger, und mehr als die Hälfte fühlt sich dabei häufig überfordert.

In diesem Beitrag ordnen wir die Zahlen ein, zeigen, warum Kanzleien besonders betroffen sind, und geben eine Checkliste, mit der Sie das Thema einmal sauber klären, statt jedes Tool einzeln neu zu diskutieren.

Was Bitkom untersucht hat#

Grundlage ist eine repräsentative telefonische Befragung von 605 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland. Bitkom Research hat sie im Auftrag des Bitkom zwischen der 28. und der 33. Kalenderwoche 2026 durchgeführt. Befragt wurden Geschäftsführungen, IT-Verantwortliche, Datenschutzbeauftragte und Compliance-Verantwortliche. Die statistische Fehlertoleranz liegt laut Methodik bei plus oder minus 4 Prozent.

Ein Hinweis zur Einordnung: Sehr kleine Betriebe unter 20 Beschäftigten sind nicht Teil der Stichprobe. Viele Steuerkanzleien und Handwerksbetriebe liegen genau in dieser Größe. Die Tendenz dürfte sich trotzdem übertragen lassen, denn kleinere Betriebe haben meist noch weniger Kapazität für Datenschutzfragen.

Datenschutz bleibt ein Aufwandstreiber#

Schon unabhängig von KI ist das Bild deutlich. 92 Prozent der Unternehmen bewerten ihren Aufwand für Datenschutz als hoch, 42 Prozent sogar als sehr hoch. Bei 71 Prozent ist dieser Aufwand im vergangenen Jahr weiter gestiegen. 83 Prozent sagen, die Umsetzung von Datenschutz sei nie vollständig abgeschlossen.

Was KI daran ändert#

Mit KI kommt eine neue Schicht dazu. Die Zahlen aus dem Kapitel zu Datenschutz und Künstlicher Intelligenz:

• 78 Prozent sagen, die Datenschutzprüfung von KI-Projekten werde immer aufwendiger.
• 72 Prozent sagen, Datenschutz beim KI-Einsatz sei ein großes Thema im eigenen Unternehmen.
• 50 Prozent sagen, der Datenschutz behindere den Einsatz von KI im Unternehmen.
• 56 Prozent räumen ein, bei Datenschutzfragen zu KI häufig überfordert zu sein.
• 79 Prozent fordern, den Datenschutz an das KI-Zeitalter anzupassen. Im Vorjahr waren es 71 Prozent.

Interessant ist auch ein Detail am Rand: 51 Prozent sehen in KI-Chatbots eine Hilfe für Beschäftigte bei Datenschutzfragen. KI wird also gleichzeitig als Problem und als mögliche Unterstützung gesehen.

Die politische Debatte über eine Reform der DSGVO wird noch dauern. Für den Alltag im Betrieb hilft sie heute nicht. Die Frage ist deshalb nicht, ob die Regeln einfacher werden, sondern wie man mit den aktuellen Regeln effizient umgeht.

Warum Kanzleien besonders genau hinschauen müssen#

Für Steuerberatungen und Rechtskanzleien kommt zur DSGVO noch die berufliche Verschwiegenheit dazu. Nach § 203 StGB dürfen Berufsgeheimnisträger Mandantengeheimnisse nur unter bestimmten Voraussetzungen an externe Dienstleister weitergeben. Dazu gehört insbesondere, dass der Dienstleister vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet wird.

In der Praxis heißt das: Ein frei zugängliches Chat-Tool, in das jemand schnell einen Mandantenbrief kopiert, ist nicht nur ein Datenschutzthema. Es kann auch berufsrechtlich heikel werden. Gleichzeitig wollen Kanzleien die Entlastung durch KI nutzen, etwa beim Zusammenfassen von Schriftverkehr, beim Vorsortieren von Belegen oder beim Entwurf von Standardschreiben.

Das Problem, das wir in Gesprächen oft hören, ist nicht fehlender Wille. Es ist die Wiederholung. Jedes neue Tool, jede neue Funktion in einer bestehenden Software, jeder Wunsch aus dem Team löst die gleiche Prüfung von vorn aus. Genau das macht die Prüfung so aufwendig, wie es 78 Prozent der Befragten beschreiben.

Einmal klären statt Tool für Tool#

Der bessere Weg ist eine einmalige Bestandsaufnahme mit klarem Ergebnis. Sie beantwortet drei Fragen für den ganzen Betrieb:

1. Welche Datenklassen gibt es bei uns, zum Beispiel öffentliche Informationen, interne Unterlagen, personenbezogene Mandanten- oder Kundendaten und besonders geschützte Daten?
2. Welche KI-Tools sind für welche Datenklasse freigegeben, und unter welchen Bedingungen?
3. Wer entscheidet, wenn ein neues Tool dazukommen soll, und nach welchen Kriterien?

Das Ergebnis ist eine kurze Freigabeliste, die jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter versteht. Neue Tools werden dann gegen feste Kriterien geprüft, nicht jedes Mal neu verhandelt.

Praxis-Checkliste: KI-Tools datenschutzkonform freigeben#

• Tool-Inventar anlegen: Erfassen Sie alle KI-Tools und KI-Funktionen, die im Betrieb genutzt werden, auch die, die in bestehender Software stecken oder privat genutzt werden.
• Datenklassen festlegen: Definieren Sie drei oder vier Stufen, von unkritisch bis streng vertraulich, mit Beispielen aus Ihrem Alltag.
• Vertrag zur Auftragsverarbeitung prüfen: Für jedes Tool, das personenbezogene Daten verarbeitet, muss ein AVV vorliegen. Prüfen Sie auch, ob Eingaben zum Training genutzt werden dürfen.
• Verarbeitungsort klären: Bevorzugen Sie Anbieter mit Verarbeitung in der EU und prüfen Sie Unterauftragnehmer und Drittlandübermittlungen.
• Verschwiegenheit absichern: Kanzleien und andere Berufsgeheimnisträger lassen sich die Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB vertraglich bestätigen.
• Freigabeliste veröffentlichen: Eine Seite reicht. Welches Tool, für welche Daten, mit welchen Einschränkungen.
• Team schulen: Eine kurze Einweisung mit konkreten Beispielen wirkt mehr als eine lange Richtlinie, die niemand liest.
• Regelmäßig nachprüfen: Anbieter ändern Bedingungen. Ein Blick pro Halbjahr auf Verträge und Liste hält das Ergebnis aktuell.

Mit diesen Schritten wird Datenschutz bei KI von einer Dauerbaustelle zu einer klaren Regel. Und die Prüfung eines neuen Tools dauert dann Minuten statt Wochen.

Unser Angebot für Kanzleien und KMU#

Genau diese Bestandsaufnahme ist der Kern unseres KI-Readiness-Audits. Für 3.500 Euro prüfen wir die KI-Tools in Ihrer Kanzlei oder Ihrem Betrieb, klären AVV, Hosting und Verschwiegenheit und erstellen eine Freigabeliste, mit der Ihr Team sofort arbeiten kann. Wer KI-Nutzung zusätzlich technisch absichern möchte, findet im AI Trust Gateway eine Lösung, die Anfragen an KI-Dienste kontrolliert und protokolliert. Sprechen Sie uns gern an.

Quellen#

• Bitkom: Wo steht die deutsche Wirtschaft beim Datenschutz?, Studienbericht 2026
• Bitkom Research: Studienbericht Datenschutz in Unternehmen 2026 (PDF), repräsentative Befragung von 605 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, KW 28 bis 33 2026, Kapitel 3 Datenschutz und KI
• § 203 StGB Verletzung von Privatgeheimnissen, Gesetze im Internet